دسته بندی
خدمات ما
پیدایش چک لیست، اهمیت و کاربرد آن در زندگی
قطعا برای هر یک از ما پیش آمده است که در ارتباط با موضوعی چک لیست تهیه کرده باشیم، شاید جالب باشد که بدانید پیشینه تهیه چک لیست به چه زمانی برمیگردد و اهمیت نوشتن آن برای چیست.
در این مطلب ما به شما در ارتباط با پیدایش چک لیست، اهمیت و کاربرد آن در زندگی توصیح میدهیم و با استفاده از نکات کلیدی، نوشتن هر چه بهتر چکلیستهای روزمره فردی و ساده تا چک لیستهای نظارتی و بازرسی و بسیار پیچیده را به شما آموزش میدهیم. از دیرباز تا کنون ذهن انسان، درگیر موضوعات مختلفی و متفاوتی از جمله نیازهای اولیه زندگی بوده است.
پیشرفت تکنولوژی و صنعت
به مرور زمان و با پیشرفت تکنولوژی و صنعت نیازهای ثانویه ایجاد شده است که لازمه حیات انسان به شیوه مدرن بوده است. انسانهای نخستین در گذشته بوسیله کشیدن نقش و نگار بر روی دیواره غارها، نوعی چک لیست برای آشنایی با اصول درست شکار و آمادهسازی غذا، تهیه میکردند و این موضوع بیانگر این نکته است که انسان از گذشته تا کنون با اشاره به جزئیات و مرور آنها به اهداف خود نزدیکتر شده است.
در ابتدا نوشتن چکلیستهای ساده برای انجام کارهای روزمره و یادداشت نکات مهم روزانه مدنظر انسان بود و با گشذت زمان و توجه ویژه سازمانها و مدیران حوزههای مختلف به اهمیت تهیه چکلیست و کاربرد آنها برای پیشرفت سازمانها، استانداردهای مختلفی برای نوشتن چکلیستها در نظر گرفته شد. امروزه با توجه به ارزشمندی زمان برای انسان معاصر، نیاز به ابزارهای دقیقتری برای کنترل امور احساس میشود تا سرعت عمل انجام پروژههای مختلف افزایش پیدا کند و دادهها به شکل دقیقتری ارائه و ثبت شوند.
دلایل و مزایای تهیه چک لیست
سادهترین دلیل برای ابداع چکلیست و گسترش کاربرد آنها این است که با داشتن یک چکلیست ساده، دیگر هرگز انجام یک وظیفه یا بخشی از یک پروژه فراموش نمیشود و اطمینان خاطر بالا از اینکه تمام امور در زمان صحیح دست اجرا هستند، حاصل میشود و از این طریق در کنار مزایای اجرای به موقع تمامی اقدامات، یک آرامش ذهنی نیز برای افراد در زندگی شخصی و یا برای مدیران در انجام پروژههای مختلف، حاصل میشود. این احساس آرامش به این علت است که کنترل ما بر تمامی اتفاقات مهم و اقداماتی که باید انجام دهیم، افزایش مییابد.
یکی دیگر از مزایای یک چکلیست این است که انرژی و زمان و بودجه یک فرد یا یک سازمان برای انجام مهمترین و ضروریترین امور صرف میشود و امور و اقدامات غیرضروری از لیست کارهای روزمره خارج میشوند. به این ترتیب صرفهجویی بسیار زیادی در منابع فردی و سازمانی انجام میشود و از این منابع در جهت صحیح استفاده میشود.
مزیت دیگر چک لیست این است که همواره مسیر پیشرفت کارها و پروژهها قابل ردیابی هستند و به این شکل انگیزه اشخاص و سازمانها برای رسیدن به هدف نهایی افزایش مییابد زیرا از روی چکلیست میتوان فهمید که چه مقدار از مسیر و در چه زمان و با چه هزینهای طی شده است و چه مقدار دیگر از آن باقیمانده است و برای تکمیل یک هدف به چه مقدار منابع نیاز است.
با تهیه چکلیستهای منظم و سازماندهیشده میتوان تمام برنامهها و اقدامات در یک حوزه مورد نظر را به شکل صحیح انجام داد و کنترل کرد و انجام یا عدم انجام هر اقدامی را بررسی کرد. چکلیستها در موارد مختلفی کاربرد دارند که با توجه به اهمیت موضوع مورد نظر، میتوان نگارش آنها را به افراد متخصص سپرد. استفاده از یک فرد متخصص در تهیه چک لیست باعث میشود که اعتبار و کارایی چکلیست افزایش پیدا کند.
کاربردها و روش تهیه چکلیستهای شخصی و سازمانی
چکلیستها در حوزههای مختلفی مورد استفاده قرار میگیرند که برای مثال میتوان به چکلیست انجام امور روزانه یا To do list و چکلیستهای تخصصی در پروژههای مختلف در حوزههای صنعتی، پزشکی و آکادمیک اشاره کرد. تعداد زیادی از چکلیستها در حوزههای تخصصی برای انجام امور بازرسی و نظارتی مورد استفاده قرار میگیرند و به همین علت است که استفاده از چکلیست در بخشهای تحقیق و توسعه و کنترل کیفیت سازمانها مرسوم است. برای مثال در حوزههای صنعتی از یک چکلیست برای بررسی عملکرد صحیح یک دستگاه یا یک آزمون صنعتی استفاده میشود. در حوزههای پزشکی از یک چکلیست برای بررسی شرایط یک بیمار یا یک آزمایش پزشکی استفاده میشود و از چکلیست در حوزههای آکادمیک و علمی برای بررسی پیشرفتهای یک پروژه علمی استفاده میشود.
به طور معمول در چکلیستهای نظارتی با مجموعههایی از بایدها و نبایدها مواجه هستیم که با تیک خوردن آنها مسیر رو به رشدی در پروژه یا انجام آزمون ایجاد میشود. یک چکلیست خوب، چکلیستی است که علاوه بر بایدها به نبایدها هم توجه ویژهای داشته باشد و اهمیت نبایدها را هم در نظر بگیرد.
تهیه یک چک لیست
برای تهیه یک چکلیست ابتدا باید لیستی از کلیه آیتمهای مهمی که باید مدنظر قرار بگیرند، تهیه شود. سپس باید اهمیت هر آیتم مشخص شود تا اولویتبندی انجام آنها بر این اساس تعیین شود و آیتمها به ترتیب اولویتی که دارند در یک لیست از بالا به پائین جایگذاری شوند. بر حسب نوع چکلیست، باید زمان مورد نیاز برای اجرای هر اقدام و همچنین هزینه و بودجه مورد نیاز برای انجام هر اقدام نیز در چک لیست مشخص شوند تا یک چکلیست کامل به دست آید. البته در چکلیستهایی که برای انجام تستها و آزمونها استفاده میشود نیازی به ثبت هزینه و زمان اجرای هر آیتم نیست ولی در چکلیستهایی که برای انجام وظایف و اقدامات سازمانی نوشته میشوند، باید حتما به مسأله زمانبندی و هزینه اجرای هر اقدام نیز توجه شود.
در مورد کارهای روزمره و برنامهریزیهای شخصی نیز باید به نکاتی توجه داشته باشیم تا چکلیستهای بهتری را تهیه کنیم. یکی از نکات این است که همواره چکلیست کارهای روزانه را از قبل تهیه کنیم تا پیشبینی لازم از کارهایی که پیش رو داریم، داشته باشیم. برای مثال چکلیست را از شب قبل تهیه کنیم تا ذهن ما آمادگی بیشتری برای انجام کارهای در روز بعد داشته باشد و به این ترتیب از استرس ما برای اجرای یک چکلیست کم شود.شما باید مهمترین کارهای روزانه خود را در ابتدای صبح انجام دهید که انرژی بیشتری برای انجام کارهای مهم و پیچیده دارید.
انتظارات بیش از حدی
توجه داشته باشید که یک چکلیست باید منطبق با شرایط و تواناییها و زمانی که در اختیار دارید، نوشته شود. شما نبایستی انتظارات بیش از حدی را در یک چک لیست بگنجانید زیرا در این صورت از اجرای تمام موارد درج شده در چک لیست ناتوان خواهید شد و به این ترتیب انگیزه خود را برای اجرای آن چک لیست و چک لیستهای بعدی از دست خواهید داد. همچنین چک لیست باید به شکل ساده نوشته شود تا تهیه آن زمان زیادی لازم نداشته باشد. نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که باید حتما آیتمها و اقدامات استراتژیکی که در بلندمدت به سود شما خواهند بود را در چکلیست روزانه قرار دهید و اگر چک لیست مملو از کارهای معمولی و غیرهدفمند باشد، علیالرغم اینکه شما هر روز کارهای زیادی را انجام خواهید داد ولی در بلندمدت به نتیجه و هدف خاصی نخواهید رسید.
در امور سازمانی نیز نقش چکلیست در سادهسازی پروژههای مختلف بسیار پر رنگ است. وجود چکلیستهای سازمانی، سبب ایجاد نظم در امور مختلف میشود و آشفتگیهای موجود در پروژهها را کاهش میدهد. علاوه بر این، کنترل امور مختلف توسط بازرسین و حسابرسین را ساده میکند زیرا یک لیست مشخص از امور انجامشده را در اختیار بازرسین قرار میدهد. این مورد بویژه در سازمانهایی که کارکنان زیادی دارند از اهمیت بالایی برخوردار است و ردیابی امور توسط کارکنان مختلف را آسان میکند.
ابزارهای تهیه چکلیست
امروزه با پیشرفت فنآوری اطلاعات؛ ابزارهای آنلاین و آفلاین بسیار زیادی برای تهیه چکلیستها در دسترس هستند. از کاغذ که سادهترین ابزار برای تهیه چکلیستهای شخصی است که بگذریم، ابزارهایی نظیر نرم افزار مایکروسافت اکسل و مایکروسافت وان نوت (One Note) به صورت آفلاین و ابزارهایی مانند گوگلداک (Google Docs) به صورت آنلاین برای تهیه چکلیست قابل استفاده هستند. همچنین وبسایتهای اختصاصی مشهوری برای تهیه چکلیست وجود دارند که برای مثال میتوان به www.monday.com ، www.todoist.com و www.wunderlist.com اشاره کرد. با پیشرفت تلفنهای همراه، بسیاری از امکانات این سایتها بر روی اپلیکیشنهایی قرار گرفته است و این اپلیکیشنها نیز به سادگی برای کاربردهای شخصی و سازمانی قابل استفاده هستند.
سخن پایانی
در این مطلب سعی شد مزایا و روشهای کلی تهیه چکلیست تشریح شود و چکلیستهای شخصی و سازمانی به طور کلی و خلاصه ارائه شدند. در مطالب دیگر انواع چکلیستهای شخصی و سازمانی به طور اختصاصی معرفی خواهند شد.
